Procedure interne per la tutela del credito aziendale

Un aspetto di grande importanza e spesso non adeguatamente considerato dalle imprese è quello delle buone pratiche interne finalizzate alla tutela del credito.

Stiamo parlando di procedure aziendali, ovverosia regole, che l’impresa adotta spontaneamente al fine di migliorare i più diversi assetti tra cui, certamente non ultimo per importanza, la propria tutela da un punto di vista legale.

Rientra in quest’ultima ipotesi e persegue tale finalità la creazione di un’apposita procedura crediti aziendale.

Se è vero infatti che i crediti insoluti sono una componente fisiologica dell’attività d’impresa è altrettanto vero che non esiste una speciale formula alchemica in grado di garantire l’incasso totale dei crediti vantati.

Ciò che tuttavia può essere fatto è adottare una serie di accortezza finalizzate a ridurre quanto più possibile i crediti insoluti, per quanto possibile a prevederli oltre che contenerli entro una soglia di tollerabilità.

Ovviamente tali misure dovranno essere pensate e adottate sulla base delle singole caratteristiche aziendali, della struttura, del mercato nel quale opera nonché delle specifiche necessità.

Vi sono tuttavia alcune indicazioni di massima che possono considerarsi valevoli per la generalità di coloro che operano nel mercato (nazionale o internazionale che sia), ad esempio:

1) reperire informazioni in via preventiva sul cliente e, in particolare, sul suo stato di salute finanziaria;

2) monitorare la sopravvenienza di eventuali criticità, anche attraverso un sistema di Allerta;

3) tenere sempre sotto controllo lo scoperto di un cliente, stabilendo eventualmente la soglia di fido allo stesso concesso e monitorando che sia rispettata;

4) archiviare e conservare tutta la documentazione relativa all’anagrafica dei clienti, agli ordini e alle consegne (si pensi ad esempio ai DDT necessari a dimostrare l’avvenuta consegna della merce venduta i quali, qualora non adeguatamente conservati, saranno difficilmente reperibili dalla società che si è occupata della spedizione).

L’adozione di tali soluzioni si rivelerà poi estremamente utile anche in una successiva eventuale fase giudiziaria, laddove si tratterà di passare la pratica al proprio legale di fiducia.

Avere un efficiente sistema interno di gestione dei crediti permetterà infatti all’azienda creditrice di inoltrare velocemente tutta la documentazione e le informazioni necessarie a promuovere l’azione (es: l’esatto importo del credito, le fatture, i documenti di trasporto ed eventuale corrispondenza).

Questo, a sua volta, permetterà all’avvocato di agire con tempestività il che costituisce un elemento molto importante al fine del buon esito del recupero delle somme vantate.